Si formas parte de la organización de un evento cultural y aún careces de experiencias previas en este campo, tal vez podamos ayudarte a no incurrir en errores que lastren la experiencia de los invitados o mermen incluso la asistencia.
Ya se trate de una presentación de novedades editoriales, un debate o un encuentro cultural entre amigos, poner atención a los detalles es esencial para el éxito de una convocatoria, y nos ahorrará esfuerzo, tiempo y muy probablemente dinero.
Objetivos del evento
A la hora de organizar un evento literario o de cómics hemos de tener claro el punto focal del mismo, ya que esto definirá muchas otras variables, desde los invitados, el perfil objetivo de los visitantes, la decoración del lugar del evento o la campaña publicitaria previa.
Entender qué pretendemos buscar con la celebración de un evento es básico para su logística. No es lo mismo una presentación de novedades editoriales que una charla-coloquio sobre un género o estilo concretos, aunque quede claro el carácter de los organizadores de fondo, y las necesidades de cada tipo de evento son diferentes.
Elección del lugar
Según el tipo de evento o de la afluencia de visitantes proyectada, necesitaremos recursos materiales o humanos distintos. La localización incide no sólo en la cantidad de personas que puedan asistir ─en función del tamaño del local o de su cercanía al transporte público o a una zona densamente poblada─, sino también en el presupuesto, ya que los lugares menos equipados pueden obligar a la organización a alquilar equipos adicionales para hacer frente a las necesidades técnicas.
Recursos humanos
Según el tipo de evento a organizar y el tipo de local elegido, serán necesarias personas que trabajen en el montaje y desmontaje, en la atención a los invitados (que deberán poder ser acreditados con lanyards personalizados), en la gestión de la entrada y el aforo, la resolución de dudas que puedan tener los visitantes, la esencial promoción en prensa y redes, etc.
Es importante disponer de personas satisfechas, motivadas y con múltiples capacidades, ya que su trabajo logrará que nuestro evento tenga valor añadido y sea más atractivo.
Detalles de valor
Es recomendable recibir a los invitados y visitantes con algún detalle distintivo del evento, como pulseras personalizadas ─que después actuarán también como recordatorio y promoción─, welcome packs con regalos publicitarios para los participantes, sorteos de ejemplares y, por supuesto, organización de firmas y fotografías con los invitados.
La publicidad es esencial
Tanto la gestión de prensa previa como el aprovechamiento del material gráfico que se genere durante el evento son esenciales para el éxito del mismo y el crecimiento de nuestra marca. Comunicar adecuadamente es básico, y un profesional es esencial para desarrollar esta tarea, ya sea cara a medios tradicionales con una surtida agenda de contactos como a través de nuestras redes sociales, con una campaña destinada a ponerlo fácil tanto a periodistas y medios de todo tipo como a potenciales asistentes. Las propias redes de comunicación tejidas por los invitados al evento difundirán y amplificarán nuestro evento.
Un buen dosier de prensa con abundante y estructurado material gráfico es fundamental para resultar atractivos a los medios, y las acreditaciones ayudan a reforzar el prestigio del evento. La campaña en redes sociales debería iniciarse con tiempo suficiente a través de contenido gráfico e información somera sobre las intenciones de la organización, e incrementarse a medida que la fecha de celebración se acerque, de forma coordinada con los invitados.
El objetivo es diferenciarse de entre la surtida oferta cultural y de ocio, y para ello debemos ser lo más atractivos posible cara a los medios. Los vídeos de corta duración con los invitados resultan una excelente carta de presentación de nuestro evento, y no debemos dudar en utilizarlos.
Cronograma: Estructura y planificación previa
Aunque en este tipo de eventos siempre surgen imprevistos, es importante planificar por anticipado la estructura fundamental, y disponer de un horario detallado de qué va a suceder en cada momento. De esta manera, nuestro trabajo estará organizado y pautado, y los visitantes podrán aprovechar esta previsión para aparecer cuando más les interese, ya sea al inicio, para disfrutar del evento al completo, como justo cuando aparezcan los invitados que más les atraigan.
Al mismo tiempo, nuestro personal dispondrá de una guía inestimable ─que podrá ser flexible según las circunstancias─ para mantener el evento estructurado y con una organización perfectamente engrasada.
Por supuesto, también es básico disponer de un presupuesto y ajustarse a él, a fin de mantener cuadradas las cuentas del evento, y ser realistas sobre lo que podemos hacer y de qué manera. Esta variable no determina de forma absoluta el alcance de nuestro evento, ya que la imaginación y la calidad técnica y humana de nuestro personal pueden lograr que el presupuesto cunda mucho, pero sí lo condiciona en algunos aspectos.
Encontrar patrocinadores
Si nuestro tipo de evento lo permite, es interesante hallar patrocinadores que ayuden a sufragarlo, y para ello la propuesta que tengamos ha de parecerles atractiva para su marca. El tratamiento en prensa y redes resultará de inestimable valor para generar interés entre potenciales patrocinadores.
